Henkilötietojen käsittelysopimus (DPA)

1. Sopimuksen tarkoitus ja osapuolet

Tätä henkilötietojen käsittelysopimusta (jäljempänä ”DPA”) sovelletaan yritys- ja yhteisöasiakkaan (jäljempänä ”Rekisterinpitäjä” tai ”Asiakas”) ja palveluntarjoajan väliseen suhteeseen:

Tämä sopimus muodostaa erottamattoman osan pääpalvelusopimusta ja täyttää Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 (GDPR) 28 artiklan mukaiset vaatimukset henkilötietojen käsittelystä toimeksiannosta.

2. Käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus

Käsittelijä tarjoaa Rekisterinpitäjälle sosiaalisen median automaatiojärjestelmää ja tekoälyavusteista sisällöntuotantoalustaa. Käsittelijä käsittelee Rekisterinpitäjän lataamaa materiaalia vain palvelun tuottamista, teknistä toteutusta ja Rekisterinpitäjän toimeksiantoja varten.

• Käsiteltävät tiedot: Rekisterinpitäjän palveluun lataamat valokuvat, kuvien tekninen metadata sekä julkaisujen luontiin annetut tekstisyötteet ja kuvaukset.
• Rekisteröityjen ryhmät: Rekisterinpitäjän lataamissa aineistoissa mahdollisesti esiintyvät henkilöt (esim. työntekijät, yhteistyökumppanit tai asiakkaat).
• Käsittelyn kesto: Pääsopimuksen voimassaoloaika sekä määritetyt säilytysajat (Supabase 90 vrk, väliaikaiset virhelokit 30 vrk).

3. Rekisterinpitäjän oikeudet ja velvollisuudet

• Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että sillä on lainmukainen käsittelyperuste (kuten suostumus tai oikeutettu etu) viedä aineistoa ja henkilötietoja järjestelmään.
• Rekisterinpitäjä omistaa lataamansa materiaalin ja hallinnoi sitä.
• Rekisterinpitäjällä on oikeus antaa Käsittelijälle aineiston käsittelyä koskevia kirjallisia ohjeita palvelun puitteissa.

4. Käsittelijän velvollisuudet

Käsittelijä (SolOne HR & Business) sitoutuu noudattamaan seuraavia velvoitteita:

1. Ohjeiden noudattaminen: Henkilötietoja käsitellään ainoastaan Rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden ja palvelusopimuksen mukaisesti, ellei sovellettava lainsäädäntö toisin edellytä.
2. Salassapitovelvollisuus: Käsittelijä varmistaa, että kaikki henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet lakisääteiseen tai sopimukselliseen salassapitovelvollisuuteen.
3. Tietoturvatoimenpiteet: Käsittelijä toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen riskin luonnetta vastaavan turvallisuustason (mm. vahva TLS/HTTPS-salaus siirrossa, pääsynhallinta ja kaksivaiheinen tunnistautuminen 2FA).
4. Rekisteröityjen oikeuksien tukeminen: Käsittelijä avustaa Rekisterinpitäjää teknisesti mahdollisuuksien mukaan, jotta Rekisterinpitäjä pystyy vastaamaan rekisteröityjen pyyntöihin (tietojen tarkastus, korjaus tai poisto).
5. Tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen: Käsittelijä ilmoittaa Rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tiedon Rekisterinpitäjän aineistoon kohdistuneesta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta.
6. Tietojen poistaminen tai palauttaminen: Käsittelypalvelujen päätyttyä Käsittelijä poistaa tai palauttaa kaikki Rekisterinpitäjän henkilötiedot palvelusta, ellei laki edellytä tietojen säilyttämistä.

5. Alikäsittelijät (Sub-processors)

Rekisterinpitäjä antaa yleisen ennakkosuostumuksen seuraavien luotettavien alikäsittelijöiden käyttämiseen palveluketjussa:

Käsittelijä vastaa siitä, että alikäsittelijöiden kanssa on solmittu GDPR 28 artiklan mukaiset sopimukset ja että ne noudattavat vastaavia tietosuojavelvoitteita.

6. Vastuu ja voimassaolo

Tämä sopimus tulee voimaan, kun Asiakas ottaa käyttöön SolOne HR & Businessin palvelut tai hyväksyy palveluehdot tilauksen yhteydessä. Sopimus on voimassa niin kauan kuin Käsittelijä käsittelee Rekisterinpitäjän henkilötietoja palvelun kautta.

Osapuolten vastuu määräytyy ensisijaisesti GDPR:n vastuusäännösten ja palvelun yleisten sopimusehtojen mukaisesti.