Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten SolOne HR & Business käsittelee henkilötietoja verkkosivustollaan (solone.fi) sekä tarjoamassaan sosiaalisen median automaatiojärjestelmässä, jossa asiakkaat (yritykset ja yksityishenkilöt) voivat ladata kuvia julkaisujen ja tekstisisältöjen automaattista luontia varten.

1. Rekisterinpitäjä ja palveluntarjoaja

Roolijako tietosuojassa:

• Asiakas- ja käyttäjätiedot: SolOne HR & Business toimii rekisterinpitäjänä asiakassuhteiden, käyttäjätilien ja sivustovierailujen osalta.
• Palveluun ladattu materiaali: Mikäli asiakkaana on yritys tai yhteisö, joka lataa järjestelmään kolmansien osapuolten (kuten henkilöstönsä tai asiakkaidensa) henkilötietoja, asiakasyritys toimii kyseisten tietojen rekisterinpitäjänä ja SolOne HR & Business toimii tietojen teknisenä käsittelijänä (Data Processor). Yksityisasiakkaiden osalta käsittely perustuu suoraan sopimukseen palvelun tuottamisesta.

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Järjestelmä käsittelee seuraavia tietoja:

• Kuvatiedostot ja syötteet: Asiakkaan järjestelmään lataamat valokuvat sekä niiden sisältämä tekninen metadata (kuten kuvausajankohta ja kameratiedot), jotka voivat sisältää tunnistettavia henkilöitä tai paikkoja.
• Luodut tekstisisällöt: Tekoälyn kuvan ja annettujen ohjeiden perusteella luomat julkaisuluonnokset, jotka voivat sisältää asiakkaan antamia lisätietoja.
• Käyttäjä- ja asiakastiedot: Nimi, yrityksen nimi, Y-tunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, laskutusosoite sekä käyttäjätunnistetiedot järjestelmän hallintaa ja käyttöä varten.
• Tekniset lokitiedot: Verkkosivuston ja sovelluksen käyttöön liittyvät tekniset tiedot (IP-osoite, selaintieto, aikaleimat ja vikalokit).

3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

• Käsittelyn tarkoitus: Sosiaalisen median markkinointimateriaalin automaattinen luonti, kuvien analysointi, julkaisujen esikatselu, asiakassuhteen ylläpito, laskutus sekä palvelun tekninen ylläpito.
• Oikeusperusteet (GDPR 6 artikla):
  • Sopimus: Palvelun tuottaminen ja tilauksen täyttäminen asiakkaalle.
  • Oikeutettu etu: Palvelun tekninen laadunvarmistus, virheiden korjaus, vianetsintä ja väärinkäytösten ehkäisy.
  • Lakisääteinen velvoite: Kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämät velvoitteet laskutus- ja maksutietojen osalta.

Asiakkaan vastuu sisällöstä: Asiakas (sekä yritys- että yksityisasiakas) vastaa siitä, että hänellä on lainmukainen käsittelyperuste tai asianmukainen suostumus järjestelmään lataamiensa kuvien ja tietojen käsittelyyn, mikäli niissä esiintyy tunnistettavia kolmansia henkilöitä.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan:

• Suoraan asiakkaalta yhteydenoton, rekisteröitymisen, tilauksen, syötteiden antamisen ja kuvien lataamisen yhteydessä.
• Automaattisesti verkkoselaimelta palvelun käytön ja sivustovierailujen yhteydessä (palvelinlokit).

5. Tietojen vastaanottajat ja siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Palvelun toteuttamisessa käytetään seuraavia luotettavia alihankkijoita (henkilötietojen käsittelijöitä):

• Tietokanta ja tallennustila: Supabase (Supabase Inc.). Asiakkaan lataamat kuvat ja tietokantatiedot tallennetaan Supabasen pilvipalveluun EU-alueella sijaitseville palvelimille.
• Automaatioalusta (Orkestrointi): Make.com (Celonis SE / Celonis Inc.). Make ohjaa datavirtoja käyttöliittymän, tietokannan ja tekoälyrajapinnan välillä. Tietoja käsitellään Euroopan talousalueella (ETA).
• Tekoäly ja kuvien analysointi: OpenAI (OpenAI LLC).
  • Analysoitava aineisto siirtyy OpenAI:n palvelimille, jotka voivat sijaita Yhdysvalloissa. Tiedonsiirrossa noudatetaan EU-U.S. Data Privacy Framework -tietosuojakehystä ja/tai Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (SCC).
  • OpenAI API -rajapinnan kautta toimitettua dataa ei käytetä OpenAI:n mallien kouluttamiseen. Tiedot poistuvat tilapäisistä valvontalokeista 30 päivän kuluessa.
• Verkkohotelli: Domainhotelli (palvelintila ja verkkotunnuspalvelut EU/Suomi-alueella).

6. Tietojen säilytysaika

• Kuvat ja luodut julkaisut (Supabase): Säilytetään järjestelmässä 90 vuorokauden ajan tai kunnes käyttäjä itse poistaa kyseisen materiaalin järjestelmästä.
• Automaation suorituslokit (Make.com): Työnkulkujen teknisiä suoritus- ja virhelokeja säilytetään vianetsintää varten enintään 30 päivää, minkä jälkeen ne tuhoutuvat automaattisesti.
• Verkkopalvelinlokit: Säilytetään verkkohotellin teknisissä järjestelmissä vain vikatilanteiden ja tietoturvan kannalta tarpeellisen ajan.
• Asiakas- ja laskutustiedot: Säilytetään asiakassuhteen keston ajan ja sen jälkeen kirjanpitolain vaatiman lakisääteisen ajan (pääsääntöisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä).

7. Verkkosivuston lokitiedot ja evästeet

• Palvelinlokit (solone.fi): Sivuston verkkohotellipalvelu (Domainhotelli) kerää tavanomaisia teknisiä palvelinlokeja (kuten kävijän IP-osoite, selaintieto, pyynnön kellonaika ja avatut sivut). Tietoja käsitellään palvelun teknisen vakauden, suorituskyvyn seurannan sekä tietoturvan varmistamiseksi (oikeutettu etu).
• Hakukonenäkyvyys: Sivuston hakukonenäkyvyyden seurantaan käytetään Google Search Console -työkalua. Työkalu analysoi hakukonetilastoja eikä asenna käyttäjän selaimeen henkilötietoja tallentavia seurantatiedostoja tai evästeitä.
• Evästeet ja sovelluksen toiminta: Palvelussa ja sovellussivuilla käytetään ainoastaan palvelun teknisen toiminnan ja istunnon ylläpidon kannalta välttämättömiä toimintoja (kuten selaimen paikallista tallennustilaa tai istuntoevästeitä kirjautumisen varmistamiseksi). Sivustolla ei käytetä kolmansien osapuolten markkinointi- tai profilointievästeitä.

8. Tietoturvaperiaatteet

Kaikki tietoliikenne järjestelmän käyttöliittymän, tietokannan ja API-rajapintojen välillä on suojattu vahvalla salauksella (HTTPS/TLS). Pääsy tietokantoihin ja hallintatyökaluihin on rajattu ja suojattu henkilökohtaisin tunnuksin, vahvoin salasanoin sekä monivaiheisella tunnistautumisella (2FA).

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti oikeus:

• Tarkastaa tiedot: Saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia tietoja, ja pyytää jäljennös henkilötiedoistaan.
• Oikaista tiedot: Vaatia virheellisten, puutteellisten tai vanhentuneiden tietojen korjaamista.
• Poistaa tiedot: Pyytää tietojensa poistamista järjestelmästä siltä osin kuin tietojen säilyttämiselle ei ole muuta lakisääteistä velvoitetta (kuten kirjanpito).
• Rajoittaa tai vastustaa käsittelyä: Tietyissä tilanteissa rajoittaa tietojensa käsittelyä tai vastustaa sitä oikeutettuun etuun perustuvissa tapauksissa.
• Valitusoikeus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi), mikäli hän katsoo henkilötietojen käsittelyssä rikotun tietosuojalainsäädäntöä.